貸出し環境の構築手順

このページでは、Convi.BASE 導入時にお客さまご自身が、Convi.BASE による貸出しのための環境を構築する手順を説明します。

Convi.BASE の貸出し

Convi.BASE の貸出し機能では、次のテーブルで貸出し、返却、および予約の状態を管理します。

物品テーブル
物品の貸出し状況を「貸出し状況」項目で管理します。
貸出し情報テーブル
物品の貸出しの詳細情報を管理します。たとえば、貸出し期間や予約期間、貸出し担当者などです。
担当者テーブル
貸出しを実施する担当者を管理します。

そのため、これらの項目やテーブルを利用することを、貸出し環境として Convi.BASE に構築する必要があります。
この構築作業は、次の手順で実施します。

貸出しに必要な選択肢を作成する
作成した選択肢を物品テーブルに関連付ける
（予約機能を利用する場合) 貸出し情報テーブルに項目を追加する
（必要に応じて）担当者テーブルを構築する
作成した選択肢や項目を貸出し環境設定に関連づける

担当者テーブルの考え方

担当者テーブルとは、貸出しを実施する担当者の情報が登録されたテーブルです。
担当者テーブルには、次のどちらかのテーブルを使用します。

メンバーテーブル
担当者の情報を登録した、メンバーテーブル以外のテーブル

メンバーテーブルを担当者テーブルとして使う場合

メンバーテーブルは、Convi.BASE へのログインに必須のテーブルです。
そのため、貸出しのために、テーブルの構築や、ログインメンバーと別に担当者を管理する必要がありません。
また、ログインメンバーを担当者に自動設定する機能を利用できるため、貸出しや返却の操作を簡略化できます。

ただし、メンバーテーブルに登録する担当者分の、ユーザーライセンスの購入が必要です。

メンバーテーブル以外を担当者テーブルとして使う場合

担当者の情報を登録した、メンバーテーブル以外のテーブルを使用する方法です。
Convi.BASE には直接ログインしないため、担当者分のユーザーライセンスは不要です。

ただし、別途テーブルの項目設定やデータ登録が必要です。
（必要に応じて）担当者テーブルを構築する

STEP１：貸出しに必要な選択肢リストを作成する

1. 選択肢を作成する

「貸出し状況」という選択肢を追加します。
選択肢を追加する手順は、次のページを参照してください。
選択肢を追加する

2. 選択肢の値を追加する

作成した「貸出し状況」に選択肢の値を追加します。

貸出し可能
貸出し中

また、「入力による追加」は「許可しない」を選択します。
不要な選択肢の値を、利用者に追加されることを防ぐためです。

選択肢に値を追加する手順は、次のページを参照してください。
選択肢リストの値を設定する

STEP2：作成した選択肢を物品テーブルに関連つける

物品テーブルに「貸出し状況」という選択肢型の管理項目を追加し、STEP1 で作成した選択肢を関連付けます。
手順の詳細は、次のページを参照してください。

STEP3：（予約機能を利用する場合) 貸出し情報テーブルに項目を追加する

貸出し管理で予約機能を利用する場合に必要な手順です。
予約機能を利用しない場合は、STEP4 に進んでください。

物品テーブルに「予約フラグ」という真偽値型の管理項目を追加します。
管理項目を追加する

STEP4：（必要に応じて）担当者テーブルを構築する

メンバーテーブルを担当者テーブルとして使用する場合は、STEP5 に進んでください。
参考：担当者テーブルの考え方

空のテーブルを、担当者テーブルとして構築します。
担当者テーブルには、次のテキスト型の管理項目を追加します。

担当者を一意に特定できる項目
たとえば、「社員番号」や「職員番号」です。
貸出しや返却では、この項目の値をキーボード入力、またはスキャンすることで担当者を指定します。社員番号などの入力しやすい項目を追加してください。
また、この項目にはユニーク制約を設定することを推奨します。
ユニーク制約を設定すると、テーブルのほかのデータと重複する値が入力できなくなるためです。
（省略可）担当者が誰かを判別するための項目
たとえば、「メールアドレス」「氏名」です。
この項目は、操作時の画面に表示されます。ただし「氏名」の場合、同姓同名のときに判別できなくなるため、「メールアドレス」など重複しない値を登録する項目を推奨します。
また、前述の「担当者を一意に特定できる項目」を、この項目として併用できます。

管理項目の設定手順の詳細は、次のページを参照してください。

STEP5：作成した選択肢や項目を貸出し環境設定に関連づける

これまでの STEP で作成した選択肢や管理項目を貸出し環境設定に関連づけします。

[環境設定]をクリックします。
「アプリケーション設定」セクションで、[貸出し管理]をクリックします。
「貸出し情報テーブル」に「貸出し情報テーブル」を指定します。
予約機能を利用する場合は、「予約フラグ項目」に STEP3 で追加した「予約フラグ」を指定します。
「貸出し状況項目」に STEP2 で追加した「貸出し状況」を指定します。
「貸出し可能とみなすステータス」に「貸出し可能」を選択します。
「貸出し中とみなすステータス」に「貸出し中」を指定します。
「担当者テーブル」に、貸出しを利用するメンバーの情報が登録されたテーブルを指定します。
- メンバーテーブル
- 担当者テーブルを構築した場合：構築した担当者テーブル
「担当者コード」を指定します。
「社員番号」など、担当者を一意に特定できる項目を指定してください。
「担当者の識別子項目」を指定します。「メールアドレス」など、担当者が誰かを判別するための項目を指定します。
この項目は、操作時の画面に表示されます。
「氏名」を指定すると同姓同名の場合に判別できないため、メールアドレスなどの値が重複しない項目を指定することをお勧めします。
「担当者コード」と同じ項目を指定可能です。
[保存する]をクリックします。