はじめての棚卸しまでのステップ

棚卸しとは、ある時点における、固定資産などの物品の所在や利用状況を確認する作業です。
Convi.BASE を使ってはじめて棚卸しを実施するまでの流れを学んでみましょう。

手順 0：管理対象の物品情報を整理する

管理対象の物品について、次の項目を整理します。

• 資産名／資産種別／取得年月日／取得価格などの、物品を管理する項目
• 物品の所在情報

手順 1：テーブルを設定する

「テーブル」とは、業務や用途に合わせて自由に設定できる、管理台帳のことです。
導入したばかりの Convi.BASE には、物品管理によくある項目がテーブルに配置されています。
手順 0 で整理した情報に合わせて、必要な項目だけに整理したり、項目の名称を変更したりします。

手順 2：データを登録する

管理する物品のデータを Convi.BASE に登録します。

手順 3：ラベルを印刷する

ラベル発行（印刷）に必要な周辺機器ツールをインストールします。
周辺機器ツールは、お使いのパソコンとプリンターが Convi.BASE の情報をやり取りするためのアプリケーションです。

周辺機器ツールのインストールを終えたら、実際に物品のラベルを印刷します。
印刷したラベルは、対象の物品に貼付けます。

手順 4：棚卸し設定を行なう

手順 1 で作成したテーブルの情報に基づいた棚卸しの設定を行ないます。

また棚卸し設定では、「突合結果に対する判定ポリシー」も設定します。
Convi.BASE では、ラベルを読取った場所と Convi.BASE に登録している物品の所在情報とを自動で照らし合わせることができます。
「突合結果に対する判定ポリシー」とは、この照らし合わせた結果に基づいて物品データに反映するかを判定するのルールのことです。
たとえば、棚卸しする対象に設定した物品の棚卸し結果だけを、Convi.BASE のデータに反映する、といったルールを設定できます。

手順 5：棚卸しイベントを始める

棚卸し作業の期間を決めて実際に棚卸しをするには、「棚卸しイベント」を作成します。
棚卸しイベントを作成して開始すると、ラベルを読取って物品の所在情報を登録したり Convi.BASE のデータと照合できるようになります。

たとえば、年度末に棚卸しを行なっている場合、次のような棚卸しイベントを作ります。

• イベント名：2023 年度棚卸し
• 期間：2023 年 3 月 1 日から 2023 年 3 月 24 日

棚卸しイベントを開始したら、棚卸しする対象の物品を棚卸し対象に設定します。

手順 6：モバイルアプリでラベルを読取る

モバイル版棚卸しアプリを使って、棚卸しを実施します。
現在作業している場所を指定し、物品に貼付けたラベルを読取るだけで、棚卸しができます。

手順 7：棚卸しイベントを完了する

棚卸し対象の物品のラベルをすべて読取り終わったら、棚卸し結果を確認します。
Convi.BASE では、ラベルを読取った場所と登録している物品の所在情報とを、自動で照合できます。
照らし合わせた結果、所在が正しければその棚卸し結果を採用します。
最後に、棚卸しイベントを完了して、採用した棚卸し結果を物品情報に反映します。