棚卸し環境の構築手順

このページでは、Convi.BASE 導入時にお客さまご自身が、Convi.BASE による棚卸しのための環境を構築する手順を説明します。

Convi.BASE の棚卸し

棚卸しとは、ある時点における、固定資産などの物品の所在や利用状況を確認する作業です。

Convi.BASE では、次の情報を、物品に貼り付けられたラベルを読取ったり、Web やデバイスの画面で入力したりすることで棚卸しをします。

物品の所在を示す「棚卸し階層」
物品の「利用状況」
棚卸しを実施した「担当者」

棚卸しした結果は、棚卸し後に物品情報に反映します。

そのため、あらかじめ物品情報に反映するための所在や利用状況の情報を、棚卸し環境設定として Convi.BASE に構築する必要があります。

この構築作業は、次の手順で実施します。

棚卸しに必要な選択肢を作成する
作成した選択肢を物品テーブルに関連付ける
カテゴリーツリーを作成する
作成したカテゴリーツリーを棚卸し環境設定に関連づける

物品の所在管理の考え方

Convi.BASE では、物品の所在を示す情報を階層の構造として考えます。

たとえば、とある物品は、東京（オフィス）の 7F（フロア）の執務スペース（エリア）に置かれていて、経理部に管理されているとします。

この場合、物品の所在情報は「オフィス > フロア > エリア > 管理部門」のような階層を持っていると考えます。

この、物品の所在を示す「オフィス」や「フロア」が棚卸し階層です。

棚卸し階層は 4 階層まで作成できます。

Convi.BASE では、「オフィス」「フロア」などの棚卸し階層は選択肢として、「東京」や「大阪」は選択肢リストの値として用意します。

また、物品の利用状況や担当者も、選択肢として準備する必要があります。

STEP１：棚卸しに必要な選択肢を作成する

1. 選択肢を作成する

次の選択肢を追加します。

棚卸し階層

物品の所在管理の考え方で挙げた例のように棚卸し階層を設計した場合、「オフィス」「フロア」「エリア」「管理部門」の 4 つの選択肢が必要です。
利用状況
担当者

選択肢を追加する手順は、次のページを参照してください。

選択肢を追加する

2. 選択肢の値を追加する

作成した選択肢に値を追加します。

たとえば、上記の例の「オフィス」という選択肢の場合、「東京オフィス」「大阪オフィス」が選択肢の値です。

選択肢の値は、棚卸しする際の棚卸し情報として使われるほか、棚卸し完了後に物品情報の所在を示す管理項目の値に反映されます。

また、利用状況や担当者の選択肢にも、それぞれ値を登録します。

利用状況

物品の利用状況を示す値を、選択肢の値に登録します。

たとえば、「利用中」「故障中」「廃棄予定」などです。

この値は、棚卸し結果の「利用状況」や、物品情報の「利用状況」に反映されます。
担当者

棚卸しを実施する担当者の名前を、選択肢の値に登録します。

この値は、棚卸し結果の「読取り担当者」や、物品情報の「最終棚卸しデータ読取者」に反映されます。

選択肢に値を追加する手順は、次のページを参照してください。

選択肢リストの値を設定する