アラートメールを設定する

アラートメールとは、決まった時刻に、毎回固定のメンバーへビューに表示されているデータをメールに添付して送信する機能です。
たとえば、メンテナンスの期限日が近づいたら、担当者に対象の物品データをメールで送信するような場合に設定します。

  • ビューにデータが表示されているときだけ、アラートメールが送信されます。
    データが 0 件の場合には、アラートメールは送信されません。
  • メールには、対象となるデータの CSV ファイルが添付されます。

データの内容に合わせてメールを送信するメンバーを設定して、メールを送りたい場合には、リマインダーメールを設定してください。

設定手順

マルチアプリケーションを利用している場合は、「アプリケーション選択」画面が表示されます。
管理するデータのあるアプリケーションを選択してください。

アラートメールは次の手順で設定します。

手順1:ビューを作成する

アラートメールを送る対象のデータだけに絞り込んで表示するビューを作成します。
たとえば、メンテナンスの期限日が近づいたらメールを送る場合には、メンテナンス期限が近づいたデータだけを表示するビューを作成します。

ビューを追加する手順の詳細は、ビューの追加を参照してください。

  1. [ビュー管理]をクリックします。
    画面キャプチャ:[ビュー管理]が枠線で囲まれている

  2. [新しいビュー]をクリックします。
    画面キャプチャ:[新しいビュー]が枠線で囲まれている

  3. ビューの名前を「名称」に、ビューに関するメモを「備考」に入力します。

    • 「名称」は必ず入力してください。
    • 他のビューと同じ名前を付けることはできません。

    画面キャプチャ:「名称」と「備考」が枠線で囲まれている

  4. [次へ]をクリックします。

  5. 目的のデータが存在するビューを「ビューの元テーブル・ビュー」に指定します。
    他のビューのデータも、メールの添付ファイルのデータとして送信する必要があれば、「結合するテーブル・ビュー」も指定してください。
    画面キャプチャ:「ビューの元テーブル・ビュー」が枠線で囲まれている

  6. [次へ]をクリックします。

  7. 「項目設定」で、メールの添付ファイルに表示する管理項目を設定します。
    画面キャプチャ:

  8. 表示する管理項目を設定したら、[次へ]をクリックします。

  9. 「データ表示条件」で、アラートメールを送る対象のデータだけに絞り込むための条件を設定します。
    [データ表示条件を追加]をクリックします。
    画面キャプチャ:[データ表示条件を追加]が枠線で囲まれている

  10. 「項目」「条件」「値」を設定します。
    複数の条件(AND)を設定する場合には、[データ表示条件を追加]をクリックして条件を追加してください。
    画面キャプチャ:データ表示条件が設定されている

  11. 絞り込み条件を設定し終わったら、[次へ]をクリックします。

  12. 「ログインメンバー条件」は設定せずに、 [保存する]をクリックします。
    画面キャプチャ:[保存する]が枠線で囲まれている

手順2:アラートメールを設定する

  1. [ビュー管理]をクリックします。
    画面キャプチャ:[ビュー管理]が枠線で囲まれている

  2. アラートメールを設定するビューをクリックします。
    画面キャプチャ:ビューの一覧が表示されている

  3. [ビューの詳細設定]をクリックします。
    画面キャプチャ:[ビューの詳細設定]が枠線で囲まれている

  4. 「アラートメール」のセクションで、「有効にする」のチェックボックスを選択します。
    画面キャプチャ:「有効にする」のチェックボックスが選択されている

  5. 「時刻」で、アラートメールを送信する時刻を設定します。

    • 時刻は 24 時間表記です。
    • 違う時刻や曜日にも送信する場合には、[送信時間を追加する]をクリックして別の時刻を設定してください。
      最大10回送ることができます。
    • タイムゾーンには、システムのタイムゾーンが適用されます。

    画面キャプチャ:アラートメールを送信する時刻が設定されている

  6. 「メールタイトル」に、送信するメールの件名を入力します。
    画面キャプチャ:「メールタイトル」が入力されている

  7. 送信するメールの内容を設定します。

    1. 「メール本文」に、送信するメールの本文を入力します。

      • データの総件数をメール本文に表示する場合には、文中に $COUNT と入力してください。
        本文の例:
        $COUNT 件の物品がリース終了日が60日を切りました。
        添付ファイルを確認してください。
        

      画面キャプチャ:「メール本文」が入力されている

    2. 「宛先メールアドレス」に、送信先のメールアドレスを入力します。
      複数ある場合は、改行して区切ります。
      画面キャプチャ:「宛先メールアドレス」が入力されている

  8. [保存する]をクリックします。

制限事項

  • メールの差出人は、「noreply@cbee.jp」で送信されます。変更することはできません。
  • メールが送信されたかどうかやメールの送信履歴は Convi.BASE では確認できません。
    メールの受信をもって、メールが送信されたことを確認してください。

注意点

  • ビューに表示されるデータの件数が多いと、添付ファイルのサイズが大きくなります。
    そのため、利用するメールサーバーによっては、受信できるメールサイズの制限に達することがあります。
    データ件数の多いビューでアラートメールを設定する場合には、メールサーバーの容量制限の対象にならないことを確認してから、設定してください。

results matching ""

    No results matching ""