アラートメールを設定する

アラートメールとは、決まった時刻に、毎回固定のメンバーへビューに表示されているデータをメールに添付して送信する機能です。

たとえば、メンテナンスの期限日が近づいたら、担当者に対象の物品データをメールで送信するような場合に設定します。

データの内容に合わせてメールを送信するメンバーを設定して、メールを送りたい場合には、リマインダーメールを設定するを設定してください。

設定手順

マルチアプリケーションを利用している場合は、「アプリケーション選択」画面が表示されます。

管理するデータのあるアプリケーションを選択してください。

アラートメールは次の手順で設定します。

手順1：ビューを作成する
- すでにアラートメールを設定するビューが存在する場合には、手順2に進んでください。
- 「ログインメンバー条件」を指定しているビューには、アラートメールを設定できません。
  
  「ログインメンバー条件」を指定していないビューを作成し直してください。
手順2：アラートメールを設定する

アラートメールを送る対象のデータだけに絞り込んで表示するビューを作成します。

たとえば、メンテナンスの期限日が近づいたらメールを送る場合には、メンテナンス期限が近づいたデータだけを表示するビューを作成します。

ビューを追加する手順の詳細は、ビューを追加するを参照してください。

[ビュー管理]をクリックします。
[新しいビュー]をクリックします。
ビューの名前を「名称」に、ビューに関するメモを「備考」に入力します。
- 「名称」は必ず入力してください。
- 他のビューと同じ名前をつけることはできません。
[次へ]をクリックします。
目的のデータが存在するビューを「ビューの元テーブル・ビュー」に指定します。

他のビューのデータも、メールの添付ファイルのデータとして送信する必要があれば、「結合するテーブル・ビュー」も指定してください。
[次へ]をクリックします。
「項目設定」で、メールの添付ファイルに表示する管理項目を設定します。
表示する管理項目を設定したら、[次へ]をクリックします。
「データ表示条件」で、アラートメールを送る対象のデータだけに絞り込むための条件を設定します。

[表示条件を追加]をクリックします。
「項目」「条件」「値」を設定します。

複数の条件（AND）を設定する場合には、[表示条件を追加]をクリックして条件を追加してください。
絞り込み条件を設定し終わったら、[次へ]をクリックします。
「ログインメンバー条件」は設定せずに、[保存する]をクリックします。

アラートメールが設定されているビューかどうかは、ビューの管理画面で確認できます。

アラートメールまたはリマインダーメールが設定されているビューには、メールアイコンが付きます。

ビューに表示されるデータの件数が多いと、添付ファイルのサイズが大きくなります。

そのため、利用するメールサーバーによっては、受信できるメールサイズの制限に達することがあります。

データ件数の多いビューでアラートメールを設定する場合には、メールサーバーの容量制限の対象にならないことを確認してから、設定してください。