リマインダーメールを設定する

リマインダーメールとは、決まった時刻に、条件に一致するメンバーへビューに表示されているデータをメール本文に記載して送信する機能です。
たとえば、物品の貸出し期限が過ぎたら、その物品を借りているメンバーにメールを送信するような場合に設定します。

画面キャプチャ:配信されるメールの例を示している

  • ビューにデータが表示されているときだけ、リマインダーメールが送信されます。
    データが 0 件の場合には、メールは送信されません。

毎回固定のメンバーにメールを送りたい場合には、アラートメールを設定してください。

設定手順

マルチアプリケーションを利用している場合は、「アプリケーション選択」画面が表示されます。
管理するデータのあるアプリケーションを選択してください。

リマインダーメールは次の手順で設定します。

手順1:ビューを作成する

リマインダーメールを送る対象のデータだけに絞り込んで表示するビューを作成します。
たとえば、物品の貸出し期限が過ぎたらメールを送る場合には、返却予定日が 今日より前ののデータだけを表示するビューを作成します。

ビューを追加する手順の詳細は、ビューの追加を参照してください。

  1. [ビュー管理]をクリックします。
    画面キャプチャ:[ビュー管理]が枠線で囲まれている

  2. [新しいビュー]をクリックします。
    画面キャプチャ:[新しいビュー]が枠線で囲まれている

  3. ビューの名前を「名称」に、ビューに関するメモを「備考」に入力します。

    • 「名称」は必ず入力してください。
    • 他のビューと同じ名前を付けることはできません。

    画面キャプチャ:「名称」と「備考」が枠線で囲まれている

  4. [次へ]をクリックします。

  5. 目的のデータが存在するビューを「ビューの元テーブル・ビュー」に指定します。
    他のビューのデータも、メールの添付ファイルのデータとして送信する必要があれば、「結合するテーブル・ビュー」も指定してください。
    画面キャプチャ:「ビューの元テーブル・ビュー」が枠線で囲まれている

  6. [次へ]をクリックします。

  7. 「項目設定」で、メール本文に記載する管理項目を設定します。
    画面キャプチャ:

  8. 管理項目を設定したら、[次へ]をクリックします。

  9. 「データ表示条件」で、リマインダーメールを送る対象のデータだけに絞り込むための条件を設定します。
    [データ表示条件を追加]をクリックします。
    画面キャプチャ:[データ表示条件を追加]が枠線で囲まれている

  10. 「項目」「条件」「値」を設定します。
    複数の条件(AND)を設定する場合には、[データ表示条件を追加]をクリックして条件を追加してください。
    画面キャプチャ:データ表示条件が設定されている

  11. 絞り込み条件を設定し終わったら、[次へ]をクリックします。

  12. 「ログインメンバー条件」は設定せずに、 [保存する]をクリックします。
    画面キャプチャ:[保存する]が枠線で囲まれている

手順2:リマインダーメールを設定する

  1. [ビュー管理]をクリックします。
    画面キャプチャ:[ビュー管理]が枠線で囲まれている

  2. リマインダーメールを設定するビューをクリックします。
    画面キャプチャ:ビューの一覧が表示されている

  3. [ビューの詳細設定]をクリックします。
    画面キャプチャ:[ビューの詳細設定]が枠線で囲まれている

  4. 「リマインダーメール」のセクションで、「有効にする」のチェックボックスを選択します。
    画面キャプチャ:「有効にする」のチェックボックスが選択されている

  5. 「時刻」で、リマインダーメールを送信する時刻を設定します。

    • 時刻は 24 時間表記です。
    • 違う時刻や曜日にも送信する場合には、[送信時間を追加する]をクリックして別の時刻を設定してください。
      最大10回送ることができます。
    • タイムゾーンには、システムのタイムゾーンが適用されます。

    画面キャプチャ:リマインダーメールを送信する時刻が設定されている

  6. 送信するメールの内容を設定します。

    1. 「メールタイトル」に、送信するメールの件名を入力します。
      画面キャプチャ:「メールタイトル」が入力されている

    2. 「メール本文」に、送信するメールの本文を入力します。

      • データの総件数をメール本文に表示する場合には、文中に$COUNT と入力してください。
      • ビューの名称をメール本文に表示する場合には、文中に$VIEWNAME と入力してください。
      • 対象のデータの一覧をメール本文に表示する場合には、文中に$LIST と入力してください。
        表示する項目は、「レコード部テンプレート」で設定します。

      本文の例:

      貸出し期限が過ぎた物品が $COUNT 件あります。
      物品を返却してください。
      詳細は、$VIEWNAME を確認してください。
      
      【対象の物品一覧】
      $LIST
      

      画面キャプチャ:「メール本文」が入力されている

    3. 「レコード部テンプレート」に、「メール本文」の $LIST に表示するデータの管理項目を設定します。

      • 管理項目を指定するには、「$項目名」のように、管理項目名の先頭に $(ドルマーク)を付けます。
        本文の例:
        $管理番号
        $品名
        $貸与日
        
      • 他の管理項目名と前方一致する管理項目を設定する場合には、他の管理項目名と前方一致する項目名を先に設定してください。
        たとえば「利用者」「利用者メールアドレス」のデータをメールに記載したい場合には、「$利用者メールアドレス」「$利用者」の順で指定します。 本文の例:
        $利用者メールアドレス
        $利用者
        

      画面キャプチャ:「レコード部テンプレート」が入力されている

  7. メールの送信先を設定します。

    1. 「ビューの個人を特定する項目」に、メールを送信するメンバーを特定する管理項目を設定します。

      • メンバーを特定する管理項目の値が「メンバーテーブル」に設定したテーブルに重複して存在する場合には、登録日が一番新しいメンバーのデータのメールアドレスだけにメールが送信されます。
        たとえば、同姓同名のデータが「メンバーテーブル」に設定したテーブルに存在する場合です。

      画面キャプチャ:「ビューの個人を特定する項目」が入力されている

    2. 「メンバーテーブル」に、メールを送信するメンバーのメールアドレスを設定しているテーブルを選択します。

      • メンバー管理に利用するテーブル以外ではないテーブルを指定することもできます。
        その場合には、名前などメンバーを特定する項目とメールアドレスが入力されている項目が必要です。

      画面キャプチャ:「メンバーテーブル」が入力されている

    3. 「メンバーテーブルの個人を特定する項目」に、メンバーを特定する管理項目を設定します。
      この管理項目は、i. で設定した「ビューの個人を特定する項目」と同じ値が入力されている管理項目です。 画面キャプチャ:「メンバーテーブルの個人を特定する項目」が入力されている

    4. 「メンバーテーブルのメールアドレスの項目」に、メールアドレスが入力されている管理項目を設定します。
      画面キャプチャ:「メンバーテーブルのメールアドレスの項目」が入力されている

  8. 「エラー時宛先メールアドレス」に、エラーが発生したときに配信されるメールの送信先のメールアドレスを入力します。
    複数ある場合は、改行して区切ります。
    エラーの発生条件は、エラーメールについてを参照してください。
    画面キャプチャ:「エラー時宛先メールアドレス」が入力されている

  9. [保存する]をクリックします。

エラーメールについて

リマインダーメールを送信するときに次のいずれかの状況が発生すると、リマインダーメールは送信されず、エラーメールが配信されます。

  • 直近 24 時間以内に送信されたリマインダーメールの合計が 1,000 件を超えている。
    • 他のビューから送信されたリマインダーメールもカウントされます。
    • リマインダーメールの送信途中で 1,000 件を超えた場合には、メール件数の超過を知らせるエラーメールが配信されます。
      エラーメッセージ:「一日のメール送信可能数を超えています。」
  • 「ビューの個人を特定する項目」や「メンバーテーブルのメールアドレスの項目」が設定されていない。
  • 「メンバーテーブルのメールアドレスの項目」に設定した項目の値が空、またはメールアドレスの形式が正しくない。

ただし、上記の状況が発生しても、次に当てはまる場合には、エラーメールは配信されません。

  • 「メンバーテーブルのメールアドレスの項目」に設定した項目に入力されているメールアドレスが、宛先不明である。
  • au メールに配信している。

制限事項

  • メールの差出人は、「noreply@cbee.jp」で送信されます。変更することはできません。
  • メールが送信されたかどうかやメールの送信履歴は Convi.BASE では確認できません。
    メールの受信をもって、メールが送信されたことを確認してください。

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