リマインダーメールを設定する

リマインダーメールとは、決まった時刻に、条件に一致するメンバーへビューに表示されているデータをメール本文に記載して送信する機能です。

たとえば、物品の貸出し期限が過ぎたら、その物品を借りているメンバーにメールを送信するような場合に設定します。

ビューにデータが表示されているときだけ、リマインダーメールが送信されます。

データが 0 件の場合には、メールは送信されません。

毎回固定のメンバーにメールを送りたい場合には、アラートメールを設定してください。

設定手順

マルチアプリケーションを利用している場合は、「アプリケーション選択」画面が表示されます。

管理するデータのあるアプリケーションを選択してください。

リマインダーメールは次の手順で設定します。

手順1：ビューを作成する
- すでにリマインダーメールを設定するビューが存在する場合には、手順2に進んでください。
- 「ログインメンバー条件」を指定しているビューには、リマインダーメールを設定できません。
  
  「ログインメンバー条件」を指定していないビューを作成し直してください。
手順2：リマインダーメールを設定する

手順1：ビューを作成する

リマインダーメールを送る対象のデータだけに絞り込んで表示するビューを作成します。

たとえば、物品の貸出し期限が過ぎたらメールを送る場合には、返却予定日が今日より前ののデータだけを表示するビューを作成します。

ビューを追加する手順の詳細は、ビューを追加するを参照してください。

[ビュー管理]をクリックします。
[新しいビュー]をクリックします。
ビューの名前を「名称」に、ビューに関するメモを「備考」に入力します。
- 「名称」は必ず入力してください。
- 他のビューと同じ名前をつけることはできません。
[次へ]をクリックします。
目的のデータが存在するビューを「ビューの元テーブル・ビュー」に指定します。

他のビューのデータも、メールの添付ファイルのデータとして送信する必要があれば、「結合するテーブル・ビュー」も指定してください。
[次へ]をクリックします。
「項目設定」で、メール本文に記載する管理項目を設定します。
管理項目を設定したら、[次へ]をクリックします。
「データ表示条件」で、リマインダーメールを送る対象のデータだけに絞り込むための条件を設定します。

[表示条件を追加]をクリックします。
「項目」「条件」「値」を設定します。

複数の条件（AND）を設定する場合には、[表示条件を追加]をクリックして条件を追加してください。
絞り込み条件を設定し終わったら、[次へ]をクリックします。
「ログインメンバー条件」は設定せずに、[保存する]をクリックします。

手順2：リマインダーメールを設定する

[ビュー管理]をクリックします。
リマインダーメールを設定するビューをクリックします。
[ビューの詳細設定]をクリックします。
「リマインダーメール」のセクションで、「有効にする」のチェックボックスを選択します。
「時刻」で、リマインダーメールを送信する時刻を設定します。
- 時刻は 24 時間表記です。
- 違う時刻や曜日にも送信する場合には、[送信時間を追加する]をクリックして別の時刻を設定してください。
  
  最大 10 回送ることができます。
- タイムゾーンには、システムのタイムゾーンが適用されます。
送信するメールの内容を設定します。
1. 「メールタイトル」に、送信するメールの件名を入力します。
2. 「メール本文」に、送信するメールの本文を入力します。
  - データの総件数をメール本文に表示する場合には、文中に$COUNT と入力してください。
  - ビューの名称をメール本文に表示する場合には、文中に$VIEWNAME と入力してください。
  - 対象のデータの一覧をメール本文に表示する場合には、文中に$LIST と入力してください。
    
    表示する項目は、「レコード部テンプレート」で設定します。
  本文の例：
```
貸出し期限が過ぎた物品が $COUNT 件あります。
物品を返却してください。
詳細は、$VIEWNAME を確認してください。

【対象の物品一覧】
$LIST
```
3. 「レコード部テンプレート」に、「メール本文」の$LISTに表示するデータの管理項目を設定します。
  - 管理項目を指定するには、「$項目名」のように、管理項目名の先頭に $（ドルマーク）を付けます。
    
    本文の例：
```
$管理番号
$品名
$貸与日
```
  - 他の管理項目名と前方一致する管理項目を設定する場合には、他の管理項目名と前方一致する項目名を先に設定してください。
    
    たとえば「利用者」「利用者メールアドレス」のデータをメールに記載したい場合には、「$利用者メールアドレス」「$利用者」の順で指定します。本文の例：
```
$利用者メールアドレス
$利用者
```
メールの送信先を設定します。
1. 「ビューの個人を特定する項目」に、メールを送信するメンバーを特定する管理項目を設定します。
  - メンバーを特定する管理項目の値が「メンバーテーブル」に設定したテーブルに重複して存在する場合には、登録日が一番新しいメンバーのデータのメールアドレスだけにメールが送信されます。
    
    たとえば、同姓同名のデータが「メンバーテーブル」に設定したテーブルに存在する場合です。
2. 「メンバーテーブル」に、メールを送信するメンバーのメールアドレスを設定しているテーブルを選択します。
  - メンバー管理に利用するテーブル以外ではないテーブルを指定することもできます。
    
    その場合には、名前などメンバーを特定する項目とメールアドレスが入力されている項目が必要です。
3. 「メンバーテーブルの個人を特定する項目」に、メンバーを特定する管理項目を設定します。
  
  この管理項目は、i. で設定した「ビューの個人を特定する項目」と同じ値が入力されている管理項目です。
4. 「メンバーテーブルのメールアドレスの項目」に、メールアドレスが入力されている管理項目を設定します。
「エラー時宛先メールアドレス」に、エラーが発生したときに配信されるメールの送信先のメールアドレスを入力します。

複数ある場合は、改行して区切ります。

エラーの発生条件は、エラーメールについてを参照してください。
[保存する]をクリックします。

リマインダーメールが設定されたビューを確認するには

リマインダーメールが設定されているビューかどうかは、ビューの管理画面で確認できます。

リマインダーメールまたはアラートメールが設定されているビューには、メールアイコンが付きます。

エラーメールについて

リマインダーメールを送信するときに次のいずれかの状況が発生すると、リマインダーメールは送信されず、エラーメールが配信されます。

直近 24 時間以内に送信されたリマインダーメールの合計が 1,000 件を超えている。
- 他のビューから送信されたリマインダーメールもカウントされます。
- リマインダーメールの送信途中で 1,000 件を超えた場合には、メール件数の超過を知らせるエラーメールが配信されます。
  
  エラーメッセージ：「一日のメール送信可能数を超えています。」
「ビューの個人を特定する項目」や「メンバーテーブルのメールアドレスの項目」が設定されていない。
「メンバーテーブルのメールアドレスの項目」に設定した項目の値が空、またはメールアドレスの形式が正しくない。

ただし、上記の状況が発生しても、次に当てはまる場合には、エラーメールは配信されません。

「メンバーテーブルのメールアドレスの項目」に設定した項目に入力されているメールアドレスが、宛先不明である。
au メールに配信している。

制限事項

メールの差出人は、「noreply@cbee.jp」で送信されます。差出人は変更できません。
メールが送信されたかどうかやメールの送信履歴は Convi.BASE では確認できません。

メールの受信をもって、メールが送信されたことを確認してください。

リマインダーメールを設定する

リマインダーメールを設定する

設定手順

手順1：ビューを作成する

手順2：リマインダーメールを設定する

リマインダーメールが設定されたビューを確認するには

エラーメールについて

制限事項

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