管理番号発番ルールを設定する

管理番号型の項目には、連番の通し番号が発番されます。
さらに管理番号発番ルールを設定すると、管理番号の先頭に、特定のルールを含んだ文字列を付けることができます。
特定のルールを含んだ文字列を付けることで、管理番号を見るだけで物品の一部の情報を知ることができます。

  • 例 1:物品を購入した年を付けると、購入年がわかる
  • 例 2:管理している事業部を表す文字列を付けると、管理している事業部がわかる

発番ルールは、次の 2 つのルールを使って設定できます。複数のルールを組み合わせることもできます。

  • ルール 1:選択肢リストの値を使う
    たとえば、選択肢の「建物」に入力された値によって、対応する値を管理項目の先頭に付与するように設定したとします。
    データの選択肢に「東京」を入力したときは「TYO001」「TYO002」、「大阪」を入力したときは「OSK001」「OSK002」のように、選択肢の値に応じた文字列を先頭につけることができます。
  • ルール 2:データを追加した日付を使う
    たとえば、データを追加した年によって、管理番号の先頭に西暦を付与するように設定したとします。
    2022年に追加したデータには「20220001」「20220002」、2023年に追加したデータには「20230001」「20230002」が発番されます。

通し番号の桁数は、入力制約に設定した桁数と発番ルールで設定される値の桁数に応じて変わります。
詳しくは、発番ルールを設定したときの通し番号の桁数はどうなりますかを参照してください。

  1. [環境設定]をクリックします。
    画面キャプチャ:環境設定が枠線で囲まれている

  2. 「組織設定」セクションで、[テーブル]をクリックします。 画面キャプチャ:テーブルが枠線で囲まれている

  3. 発番ルールを設定するテーブルをクリックします。
    ここでは、例として「物品管理テーブル」を選択します。
    画面キャプチャ:発番ルールを設定するテーブル名が枠線で囲まれている

  4. [管理番号発番ルール]をクリックします。
    画面キャプチャ:管理番号発番ルールボタンが枠線で囲まれている

  5. 発番ルールを設定します。

    画面キャプチャ:選択肢ルールボタンと日付ルールボタンが枠線で囲まれている

    ルールを削除する場合は、削除するルールのチェックボックスを選択して、[×]をクリックします。
    画面キャプチャ:ルールを削除する導線を示している

  6. [保存する]をクリックします。

選択肢ルールを追加する

選択肢ルールを追加すると、選択肢型の管理項目に入力された値に対応する値を、管理番号の先頭に付与することができます。
たとえば、選択肢の「建物」に設定された値を使って、次の発番ルールを設定したとします。

  • 選択肢に「東京」を入力したとき:「TYO」
  • 選択肢に「大阪」を入力したとき:「OSK」

この場合、データに「東京」を入力したときは「TYO001」「TYO002」、「大阪」を入力したときは「OSK001」「OSK002」のように発番されます。

  1. [選択肢ルール]をクリックします。
    画面キャプチャ:選択肢ルールボタンが枠線で囲まれている

  2. 発番ルールに利用する選択肢リストを選択します。 画面キャプチャ:選択肢リストが枠線で囲まれている

  3. データを入力する際、選択肢の値を入力したときに、管理番号の先頭に付与される値を入力します。

    • それぞれの選択肢に対応する値は、すべて同じ桁数で設定します。
    • 「デフォルト値」は、データの選択肢の値が空の場合に付与される値です。
    • 発番ルールを設定した後に選択肢に値を追加した場合には、「デフォルト値」に設定した値が、先頭に付与されます。

    画面キャプチャ:選択肢リストの選択肢の値に対応する値が入力されている

日付ルールを追加する

日付ルールを追加すると、データを追加した(年月日)を、管理番号の先頭に付与することができます。
たとえば、データを追加した年によって、管理番号の先頭に西暦を付与するように設定したとします。
2022年に追加したデータには「20220001」「20220002」、2023年に追加したデータには「20230001」「20230002」が発番されます。

  1. [日付ルール]をクリックします。
    画面キャプチャ:日付ルールボタンが枠線で囲まれている

  2. 発番に利用する日付のフォーマットを入力します。

    • 年:yyyy
    • 月:MM
    • 日:dd

    たとえば、「202204」のように、年月を先頭に付与する場合には「yyyyMM」を入力します。

    画面キャプチャ:日付のフォーマットが入力されている

よくある質問

発番ルールを設定したときの通し番号の桁数はどうなりますか

入力制約に設定した桁数から、発番ルールに基づいて先頭に付与された値の桁数を引いた数が、通し番号の桁数です。
たとえば、「管理番号」項目の桁数を 8 に設定していた場合に、発番ルールに日付ルールの「yyyy」(4 桁)を設定してると、8 - 4 の 8 桁が、通し番号の桁数です。
このとき、通し番号は、「0001」から発番されます。

results matching ""

    No results matching ""